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竞优物业管理系统

竞优物业管理系统

IFCA Property Management Systems

竞优物业管理系统基于集团化架构,适用于住宅、园区、购物中心、专业市场、写字楼多业态物业集中管理。系统以物业日常管理为主线,以客户(业主、租户、住户)为核心,贯穿业主入伙、业主收费、车位管理、客户服务日常工作流程,保证企业高效的人力成本,同时为了降低运维成本,制定可控的设备维护计划,监管设备的保养维修工作。从而形成物管公司三大流程体系“收费业务流程”、“客户服务流程”、“设备保养流程”,除此之外还包括装修管理、消防保安以及清洁绿化日常事务执行过程。不仅有效处理业主、租户、物业公司之间的管理,同时实现流程化、精细化管理,提高事务处理能力,树立物业优质服务品牌。

功能框架图

功能框架图

重点功能介绍

房源管理

房源管理模块对物业资源统一管理,详细记录项目、楼盘、单元、广告位、物业类型、小区设施分布、房屋结构、房号、户型等基础信息,并可对项目、楼盘、房间、停车场、车位提供平面图的可视化查询。

客户管理

客户管理主要包括业主、租户、住户信息档案分类管理,如姓名、身份证号、住户成员,车辆信息等;涵盖业主入伙登记流程,设置收费项目和起止日期;支持业主入伙验收环节,包括签署文件以及验收情况跟踪;系统动态反映房屋动态和客户情况。

仪表管理

仪表管理主要针对水、电、暖气等各种类型仪表的统一维护,具体划分为总表和户表两大类。系统支持总表根据用量差、直接用量、指定用量计算分摊;分摊规则可按户、按用量、按建筑面积、按照楼层系数分摊,充分满足物业公司线损总表、公共照明总表、二次供水总表、电梯等总表管理。每月固定导入总表和户表抄表记录后并计算费用,同时支持与智能抄表系统进行对接,采集抄表数据,减少物业公司员工的工作量和出错率。对于错误错抄、跳表等异常系统将进行预警提醒。

收费管理

收费管理对物业公司向客户收取各种费用的活动进行管理。所有的费项、收费标准、能源费用、滞纳金计算都可自定义。满足物业公司灵活多变的收费管理。应收款项包括管理费、仪表费用、服务费用、临时费用。缴费方式包括现金交款、银行托收、预收款、银行汇款,收费模块同时提供退还保证金(押金)管理,同时支持和财务系统集成。

装修管理

装修管理主要针对整个装修流程进行记录和控制,包括装修工的出入登记管理,依据装修检验的标准,记录检验结果和产生的费用进行统一管理,并结合具体的业务工作实现多级审批。

设备管理

设备管理管理不仅可以记录每个设备的基本属性、设备技术参数、附属配件等详细信息,还可以编制设备的维护计划模板,定期触发维护保养流程,建立维护单派工、处理、完成、审核等一系列流程,同时支持移动巡检,以保证设备属于良好的使用状态,降低设备的使用成本和提高设备的使用效率。管理层通过设备保养计划进度表,监管设备保养的工作进展情况。

消防保安

消防保安包括消防器材管理和保安交接班管理,实行“预防为主、防消结合”,坚持“谁主管,“谁负责”的原则,各单位各部门对各自分管工作中的消防安全负责。“消防器材管理”功能监管每个消防片内消防器材配备明细情况,消防器材报废和更换日期预警提醒;“消防管理”针对消防事件的跟踪记录;“保安交接班” 实现对固定岗亭和流动岗亭的值班安排以及值班过程事件跟踪处理。

清洁绿化

清洁绿化模块主要功能是对清洁绿化工作的任务安排,以及对其执行过程进行跟踪,在当前物业管理普遍将清洁业务外包的情况下,清洁绿化任务的执行过程管理非常重要,执行过程的记录也是合同验收和付款的重要依据。

固定车位

系统能对经营公司所管辖项目的车位以及车辆资料进行全面的管理维护(包括车位的收费标准、租赁状态、车辆的资料档案以及车位分派历史记录)。同时还能结合停车场管理系统,全面的对固定车位以及临时车位进行管控,掌握最新的车位情况以及车辆资料。

功能应用亮点、产品价值

全面提升集团管控能力

■ 各级领导通过商业智能分析查看各个物业项目管理情况,既能看汇总报表,又能实时钻取具体的业务明细单据来源,既能够为领导决策支持提供实时、准确的数据依据,也能够对员工的日常工作行为进行有效监控。

■ 通过工作流平台规范公司业务运作流程。公司的管理制度和规范在通过软件系统固化之后,企业规模扩张时能够快速地进行复制实施应用。

实现精细化和规范化管理

■ 项目资料统一归档,建立起组织架构、房产资源、客户资料、设备档案、服务公司等全方位的数据,为后期的精细化和规范化管理奠定良好的基础。

■ 通过将管理粒度精细化到日常业务的每一个环节,使让各个环节的业务更加规范、标准。

■ 实现现金流、信息流、工作流的高度集中和统一,使各个项目在财务、客服、安保、工程等环节的成本得到有效控制,能够降低物料成本、能耗成本的精细化管理。

提高工作效率

■ 收费管理是物业的核心,同时规避漏收、重收等行为。按照系统规范流程,固定生成应收账款、批量预交冲抵、打印缴费通知单、现金快速收款、银行托收、催缴欠费等环节,保证收费工作的高效运作。

■ 集中统一的客户服务窗口,对客户报事、派工、完成一系列流程化处理,缩短服务项目的响应时间,健全的优质服务体系,提高客户的满足度。

降低企业运维成本

■ 收费管理、客户服务智能化将转变传统的管理模式,利用信息化的平台传递,降低人力运维成本。

■ 建立设备保养计划的监管体系,定期监督设备保养工作的执行情况,为降低设备维护成本提供有利的保证,确保设备正常、降低故障率。

经典应用案例

海伦堡

打造行业领先的物业经营管理品牌化支撑平台

海伦保地产集团总部设在广州,业务领域涉及房地产开发、建筑施工、物业管理和酒店、商业运营五大板块。集团开发经营的海伦堡系列已经成为珠三角精品社区的标杆。未来海伦堡地产将逐渐由区域开发商到城市运营商方向提升,目前已经在昆明、武汉、长沙、西安、成都等地,完成了从区域发展商到全国开发商的转变,未来,还将陆续进入长沙、西安、重庆等二线重点城市,完成珠三角、长三角、环渤海湾、西南经济核心,以及沿高速铁路线的全国战略布局。

随着集团开发项目的日益增多和业主对物业管理要求的逐步提高,原有的物业系统已经无法满足日益提高的管理需要了,所以集团需要采购一套高效的物业管理系统来对业主资料、水电表、物业费计算收缴、车位管理、物业设备等量大且繁烦的工作进行高效、科学的管理,提高物业收费安全性、稳定性。同时将集团所有物业的数据汇总,并实现将各管理处的数据报表及分析实时推送给相应管理高层。

通过与竞优合作,海伦堡完成了新旧物业系统的平稳过渡,实现多项目、跨区域的管理,报表能实时汇总,监管项目工作更加及时、高效。改变以往的模式,收款员的收费工作更加高效、便捷;系统强大的自动计算功能,包括管理费、二次供水电费、电梯电费、公共照明等费用都自动生成,避免手工计算的错误和繁琐。

天安集团

打造港资集团在国内发展的管理平台

天安中国投资有限公司是一家房地产开发、酒店投资及管理、物业管理、建筑材料的控股公司,天安中国于1987年正式于香港联交所上市,成为香港首批中国概念的上市公司。该公司以于中国投资房地产为主,当中在华北、华东及华南较多项目,较大型的包括上海天安中心、大连天安国际大厦、深圳天安数码城等。

天安集团一直以来非常重视信息化建设,先后在财务,销售,租赁等方面启用信息化管理系统加强公司内部管理工作。随着面向全国的快速扩张、开发的项目越来越多,物业形态也是多种多样,集团深刻的感受到跨区域的众多项目给集团管理带来的挑战,公司很难实时管控到各项目的物业运营,客户关系管理,客户服务,设备维修管理等情况,物业实现精细化管理也越发困难,同时如何提高工作人员工作效率、减少工作量也成为一个需要解决的课题。

通过与竞优的合作,解决了天安中国分散在全国各城市的物业项目,做到业务的规范化流程、数据的统一管理、收费信息的实时性,进而帮助业务人员更好的开展自身工作,并通过预警提醒功能和管理报表来解决关于物业管理及人力资源管理过程中的一系列工作。同时基于全局性数据的实时更新机制,有效帮助管理层获取最新数据,为决策层提供一定的决策依据。帮助天安中国实现多公司、多项目、跨区域的统一集中管理。