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竞优招采管理系统

竞优招采管理系统

IFCA Purchase & Bidding Systems

竞优招采管理系统是房地产企业招投标业务管控平台,通过信息化手段,实现招投标业务的自动化处理流程,把招投标业务按照统一的规范和流程进行管理,可以从集团公司角度随时监控各个招标项目的进展状态。通过信息系统实现招投标业务规范招标项目清单,依据清单制定各项目开发周期内完整的招标计划,做到招标有依据,招标计划可监控;对招投标业务业务流程标准化、规范化,可针对业务流程各节点监控招投标执行情况;系统保存所有招标信息,随时可以查阅,可以在全集团范围内查阅各个地区公司、各个招标项目的招投标全过程信息;执行供方准入制度,集团统一管理,可以在全集团范围内共享各个地区公司、各个招标项目查阅以往合作过的供方信息,并通过招标执行、合同执行管理对合格供方单位进行履约评价。

功能框架图

功能框架图

重点功能介绍

招标计划

项目招标计划:由项目总监组织、审批,成本经理在系统中进行编制、录入,并定期回顾计划,每月定期提醒编制人回顾计划;系统可根据每个计划行的招标时间节点及责任人推送作业,并自动计算各计划行制定的具体内容是否合规。编制内容范围是按照项目分期或组团编制各项目预计项目开发周期内需招标的计划,整版统一审批,并根据审批人可见行区分审批页面数据权限。地区:由地区招标中心责任人建立本年度计划版本,版本内包含各项目招标计划,可查看或合并项目招标计划,主要目的是在各项目计划基础上汇总符合集采需求的招标事项由地区统一做集采招标。集团:由集团招标采购中心专员编制年度内计划,包含各地区招标计划,主要目的是在全集团范围内汇总符合集团集采学的计划做集团或区域联动集采,并在各地区计划基础上汇总符合集团集采需求的招标事项。

需求管理

系统自动提前提醒责任人上传图纸和合同需求;招标所需图纸及工程技术的详细需求,可以由计划建立时指定的责任人在本模块上传并自动推送招标文件,形成招标文件一部分。集团集采类合同需求,由集团责任人下发样表和工程技术质量要求,各地区公司及工程责任人收到待办后填写样表和要求,最终汇总到集团。

入围管理

实现供应商准入管理,实时获取注册投标门户网站并报名投标的单位信息,通过资格预审表、入围审批考察表,层层过滤,确定可以入围单位范围,并结合对供应商的实地考察报告,保证入围审批的有效性、真实性。入围单位名单直接推送招标文件,形成发标名单。

招标过程

在招标文件灵活选择开评标方式,外网自动按照开标方式开放回标途径。招标流程根据招标招标项目、招标类型、招标方式等信息自动确定招标流程走向,实现按照招标分类设定不透的招投标过程,灵活适用于公司各类招投标工作。标书下发后,同时发送投标联系专人手机密钥,供应商无密钥,无法查看标书详细内容。通过外网打开标书后,外网供应商可在线下载标书,标书下发后即开放提问端口,允许供应商在规定时间内对标书存疑内容提问。内网系统可实时接收各投标单位提问,汇总问题,公开回复提问。标书下发后,如投标单位不提问或者已提问完毕,可在规定时间内在线投标,系统固化各单位投标总报价,或根据招标项目类别设定,固化投标报价要求,确保供应商正确报价,并按要求提供投标文件。投标数据加密处理,未到开标时间,任何人不可查看投标信息,但可以实时查看供应商是否已投标的回复情况,已确保投标单位数有效。开标后,技术部分自动发送技术标评标人,技术标评分人可根据招标分类的评分规定,确定评分方案,对各供应商进行打分。商务标按照既定的商务标报价分值计算法计算得分,最终形成综合评分。如需供应商澄清投标文件或需选择供应商议标议价,则已最终议价结果为准,并最终确定中标单位,中标结果网上下发,便捷及时!

供应商管理

供应商信息统一由对方注册维护,招采系统对注册供应商信息进行审核准入。所有对供应商的考察报告,在招采系统统一管理,入围审批时必须关联考察报告,做到入围有据可依。同时,对于供应商有时限控制的信息,例如主营业务收入、证件有效期,系统自动在有效期前发送更新通知,确保供应商信息及时更新。

统计管理

可根据每一单招标,在操作过程中的合规性,形成统计表单,一目了然的展现该项招标,执行过程中,是否有违反招标管控要点,违反情况是否有过特殊审批记录,根据这些执行情况将管控要点执行情况,分别用红、黄、绿灯警示。同时,各项目、各业态、各公司也可根据时间范围,查询一定范围类所有已执行招标项目数,较关注招标类别的招标数,以及这些招标项目的实际执行情况,违反控制要点情况。

功能应用亮点、产品价值

竞优招采管理系统参照国家招投标法,结合中国房地产行业招投标的实际行情,依据领先的“集中管控、随需而变”的管理理念,是房地产招投标信息化领域最具有竞争力的软件产品。通过部署和应用竞优招采管理系统,这些企业实现了如下的商业目标:

全面提升集团管控能力

■ 各级领导通过招标管理动作分析查看招投标情况,既能看总体情况,又能实时钻取具体的业务明细单据来源,既能够为领导决策支持提供实时、准确的数据依据,也能够对员工的日常工作行为进行有效监控。

■ 建立了规范、统一的基础数据,便于分析和统计不同类别招标的实际执行情况,招标需求。从而辅助各级领导,不断完善招投标制度,不断规范各地区公司招标业务,提炼业务精华,提升管理。

■ 通过对角色的准确定义,明确系统数据权限和功能权限。规范不同岗位的工作职责,以任务定岗位,以岗位定人员,责任落实到人,各尽其职,达到事事有人负责的目标。

提高工作效率

■ 提高协同工作的效率。通过工作流与电子邮件、短信的协同,让业务信息自动在成本部门、研发部门、工程部门和招采部门之间快速流转和处理,改变了传统的依靠纸质文件流转的方式,极大地提高了工作效率。

■ 提高业务处理和统计分析的效率。通过系统内置的强大业务逻辑和快速计算能力,极大地简化了各种关联业务之间的重复操作,并快速完成各项计算和统计工作,大幅提高了工作效率。

实现精细化和规范化管理

■ 招投标资料统一归档,规划版本、图纸及需求资料、供方审核资料、招标文件、招投标过程资料、中标方案及通知书等全方位的数据,为精细化和规范化管理奠定良好的基础。

■ 通过将管理粒度精细化到日常业务的每一个环节,以客户为核心的驱动源,各环节通过管控要点实现规范化和标准化。

全面降低成本

■ 供方提问、招标方提问等环节,大大节省了反复电话、见面会沟通的通讯、交通、时间等成本。

■ 开标环节通过后台逻辑控制,省却了开标必须多人在场的人工成本,一键开标一键抄送,投标信息安全可靠。

■ 规范、标准的管理模式降低企业管理成本。

经典应用案例

万达

为万达集团打造阳光、快捷、公平的招投标平台

万达集团创立于1988年,形成万达商业、文化旅游、电子商务、连锁百货四大产业。万达集团的核心产品是以“万达广场”命名的城市综合体,目前在全国已开业109座万达广场,持有物业面积居全球第二。万达首创了“订单商业地产”模式,是中国城市综合体运营管理的先行者与领导者。万达集团2020年目标:企业资产1万亿元,收入6000亿元,净利润600亿元,成为世界一流跨国企业。

建设工程的全面市场化,使得招投标管控成为万达集团成本管控的重点环节。通过竞优招采系统的应用,结合万达多年实践经验,将招投标流程及文件标准化。对招标执行各环节、人员全过程监控。通过内外网的互动,所有招投标动作都在互联网上实现,招标信息化的实现,进一步杜绝了个别人为因素对招投标的影响,为合作单位营造出更加阳光、快捷、公平的招标环境。同时保证了招投标部门在超大量的招投标项目、快速的建设速度、严格的目标成本控制及高水准品质要求的多重压力下,仍能按时保质保量完成招投标工作。

龙湖

为地产领军企业打造全国统一的招采管理平台

龙湖地产有限公司(香港联交所股份代码:960),创建于1994年,成长于重庆,发展于全国,是一家追求卓越、专注品质和细节的专业地产公司。龙湖在地产中国网举办的红榜评选活动中,两次上榜。 2011年被评为最具风险控制能力的多业态领军企业”; 2010年被评为最具成长性的标杆企业。集团总部设在北京,现有员工4000多人,业务领域涉及地产开发、商业运营和物业服务三大板块。公司于2009年11月19日在香港联交所主板挂牌上市。

龙湖集团近年来信息化建设力度不断加大,招标成本一体化管理是龙湖集团信息化建设的重要规划,龙湖成本系统的应用已经非常成熟,因此怎样实现由招标结论指导合同签订,达到招标成本一体化,成为当前最为关注的重心。但由于招投标业务流程长,节点多,关联关系复杂,同时各地区公司、各项目招标流程各异,灵活性较高,所以,如何在满足集团标准化、统一化、规范化的前提下,尽可能少的影响地区公司招标工作,也是需求解决的一大课题。

通过与竞优合作,不断完善招标采购制度,规范各地区公司招投标业务,做到了招标项目清单统一管理,规范化业务流程,集中管理供方信息。实现了网上招投标,同时,业务流程设计既考虑了招投标过程的流程性、逻辑性,也实现了地区公司个性化业务的灵活性。依据集团招标管控要点,自动形成报表,对于各地区公司、各项目招标执行过程中的违规情况,一目了然,违规详情即时可查。帮助龙湖集团更直观,更客观的分析集团招投标业务的实际情况,更好的指导招标业务规范化。